E-fakturering för frilansare i Frankrike: Guide till Factur-X & PDP (2026)

E-fakturering i Frankrike: Vad frilansare behöver veta

Frankrike genomför en av de största reformerna inom e-fakturering i Europa. Om du arbetar som frilansare eller självständig konsult i landet kommer dessa förändringar att påverka hur du skapar, skickar och arkiverar varje B2B-faktura. Reformen för e-fakturering är inte längre ett avlägset regelverk. Stora företag har redan en deadline för regelefterlevnad i september 2026, och mindre verksamheter, inklusive auto-entrepreneurs och mikroföretag, följer strax efter.

Den här guiden förklarar vad det franska mandatet för e-fakturering egentligen kräver, vilka format och plattformar som berörs, hur tidsplanen ser ut specifikt för frilansare och hur du gör din fakturering regelenlig utan onödig komplexitet. Om du fortfarande skickar PDF-fakturor via e-post och undrar om det räcker, är det korta svaret: inte särskilt mycket längre.

Vad som räknas som en e-faktura i Frankrike

Skillnaden är viktigare än de flesta frilansare inser. Enligt fransk lag är en e-faktura (facture électronique) inte bara en digital fil. En PDF som du skapar i Word, exporterar och skickar till din kund via e-post är en digital faktura, men inte en e-faktura i rättslig mening. Detsamma gäller för inskannade pappersfakturor eller PDF-filer som genereras av bokföringsprogram utan strukturerade data.

En regelenlig e-faktura i Frankrike måste innehålla strukturerade data i ett maskinläsbart format som kan bearbetas automatiskt av bokföringssystem. Den franska skattemyndigheten (DGFiP) godkänner tre format:

• Factur-X (även känt som ZUGFeRD i Tyskland) är ett hybridformat som kombinerar en läsbar PDF med inbäddade XML-data. Du kan öppna det som en vanlig faktura, men programvara kan också extrahera de strukturerade uppgifterna ur XML-lagret utan manuell inmatning. Det är det populäraste valet bland småföretag och frilansare, eftersom det ser ut som en vanlig faktura samtidigt som det uppfyller alla tekniska krav.

• UBL (Universal Business Language) är ett rent XML-format som används flitigt i Peppol-nätverket och i flera EU-länder. Det finns inget visuellt PDF-lager. Fakturan består helt av strukturerade data avsedda för maskinbearbetning.

• CII (Cross-Industry Invoice) är ytterligare ett rent XML-format baserat på UN/CEFACT-standarden. Precis som UBL innehåller det enbart strukturerade data. XML-lagret i Factur-X är i själva verket baserat på CII, vilket är anledningen till att de två formaten är nära besläktade.

Samtliga tre format måste uppfylla den europeiska standarden EN 16931, som definierar den semantiska datamodellen för e-fakturor i EU. Om din faktureringsprogramvara genererar Factur-X på profilnivån EN 16931 är du täckt.

För de flesta frilansare är Factur-X det praktiska valet. Det ger dina kunder en bekant PDF som de kan öppna och läsa, medan den inbäddade XML-filen uppfyller mandatets tekniska krav. Rena XML-format som UBL och CII passar stora organisationer med automatiserade inköpssystem, men producerar filer som inte är läsbara för människor utan specialiserad programvara.

Tidsplanen för e-fakturering i Frankrike

Frankrike hade ursprungligen planerat att införa obligatorisk B2B e-fakturering i juli 2024, men sköt upp lanseringen efter att det stod klart att infrastrukturen och certifieringsprocessen för plattformar behövde mer tid. Den reviderade tidsplanen införde ett stegvist tillvägagångssätt baserat på företagsstorlek, enligt det franska klassificeringssystemet.

1 september 2026

Det här är den första stora tidsfristen. Från och med detta datum måste alla företag i Frankrike kunna ta emot e-fakturor, oavsett storlek. Samtidigt måste stora företag (definierade som företag med fler än 5 000 anställda eller en årsomsättning som överstiger 1,5 miljarder euro) börja skicka e-fakturor och rapportera e-rapporteringsdata till skattemyndigheten.

För frilansare är den omedelbara effekten mottagarskyldigheten. Även om du är enskild näringsidkare eller auto-entrepreneur måste du kunna ta emot e-fakturor från september 2026. I praktiken innebär det att du behöver tillgång till en plattform eller programvara som kan ta emot och visa Factur-X-, UBL- eller CII-fakturor.

1 september 2027

Medelstora företag (ETI) och små och medelstora företag (PME) måste börja skicka e-fakturor och rapportera e-rapporteringsdata. ETI är företag med 250 till 4 999 anställda eller en årsomsättning mellan 50 miljoner och 1,5 miljarder euro. PME omfattar företag med 10 till 249 anställda eller en årsomsättning mellan 2 miljoner och 50 miljoner euro.

De flesta frilansare faller inte in dessa kategorier, men fasen är viktig eftersom många av dina kunder då börjar kräva strukturerade e-fakturor tillbaka. Om dina större kunder hittills har varit flexibla med att godta PDF-fakturor, kommer den flexibiliteten troligen att upphöra.

1 september 2028

Mikroföretag måste börja skicka e-fakturor och rapportera e-rapporteringsdata. Ett mikroföretag i Frankrike definieras som ett företag med färre än 10 anställda och en årsomsättning under 2 miljoner euro. Den här kategorin omfattar den stora majoriteten av frilansare, självständiga konsulter och auto-entrepreneurs.

Det här är din skarpa deadline om du verkar som frilansare i form av ett mikroföretag. Efter september 2028 måste varje B2B-faktura du utfärdar vara en strukturerad e-faktura som skickas via en auktoriserad plattform.

Anmärkning om tidsplanens tillförlitlighet

Frankrike har reviderat den här tidsplanen flera gånger sedan det ursprungliga startdatumet 2024. Datumen ovan speglar det senaste officiella schemat, men ytterligare justeringar är möjliga. DGFiP:s webbplats är referenskällan för aktuella datum. Oavsett eventuella förskjutningar är riktningen tydlig och oåterkallelig: Frankrike kommer att kräva e-fakturering för alla inhemska B2B-transaktioner. För en fullständig översikt av e-faktureringsdeadlines i EU, se vår översikt över e-faktureringsdeadlines per EU-land.

Plattformsinfrastrukturen: PPF, PDP och fakturaflöden

Till skillnad från Tyskland, där företag kan utbyta e-fakturor direkt sinsemellan (till exempel genom att skicka en ZUGFeRD-fil via e-post), bygger Frankrike en centraliserad infrastruktur som dirigerar alla B2B e-fakturor via auktoriserade plattformar. Att förstå den här arkitekturen är avgörande eftersom den bestämmer hur dina fakturor faktiskt rör sig från dig till din kund och till skattemyndigheten.

PPF (Portail Public de Facturation)

PPF är den offentliga faktureringsportalen som drivs av staten. Se det som efterföljaren till Chorus Pro, som har hanterat B2G-fakturor (fakturor till offentliga institutioner) sedan 2020. PPF fungerar som standardalternativ för företag som inte vill använda en privat plattform. Det hanterar dirigering, validering och dataöverföring till skattemyndigheten.

Alla företag kan använda PPF gratis. För frilansare som vill minimera kostnaderna är det ett alternativ att känna till. Avvägningen är att PPF erbjuder grundläggande funktionalitet. Det tar emot och dirigerar dina fakturor, men ersätter inte en komplett faktureringsprogramvara med funktioner som kundhantering, återkommande fakturor, utgiftshantering eller finansiella rapporter.

PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires)

PDP:er är privata plattformar som certifierats av den franska skattemyndigheten för att hantera utbyte av e-fakturor. De fyller samma kärnfunktion som PPF (fakturadirigering och dataöverföring till skattemyndigheten) men erbjuder vanligtvis ytterligare tjänster. De flesta moderna leverantörer av fakturerings- och bokföringsprogramvara som verkar i Frankrike har erhållit eller eftersträvar PDP-certifiering.

När du skickar en faktura via en PDP validerar plattformen den, dirigerar den till din kund (antingen via PPF eller direkt till kundens PDP) och överför de nödvändiga rapporteringsuppgifterna till DGFiP. PDP:n fungerar som betrodd mellanhand mellan dig, din kund och skattemyndigheten.

För frilansare är den praktiska frågan om din faktureringsprogramvara är ansluten till PPF eller fungerar som (eller via) en certifierad PDP. Om så är fallet hanteras din regelefterlevnad för e-fakturering automatiskt. Om inte, måste du antingen byta verktyg eller lämna in dina fakturor manuellt via PPF-portalen.

Hur flödet fungerar i praktiken

Så här ser det ut när du skickar en B2B-faktura i det nya systemet:

1. Du skapar en faktura i din faktureringsprogramvara (som antingen är en PDP eller ansluten till en PDP)
2. Plattformen genererar fakturan i ett regelenligt format (Factur-X, UBL eller CII) och validerar den
3. Fakturan skickas vidare till din kund via plattformsnätverket (PDP-till-PDP, PDP-till-PPF eller PPF-till-PDP)
4. Plattformen rapporterar automatiskt transaktionsdata till DGFiP
5. Din kund tar emot fakturan på sin plattform och kan bearbeta den

Den viktigaste skillnaden jämfört med det nuvarande PDF-via-e-post-flödet är att det alltid finns en plattform emellan. Du kan inte bara skicka en Factur-X-fil direkt via e-post till din kund och betrakta det som regelenligt. Fakturan måste passera genom den auktoriserade infrastrukturen.

E-rapportering: Den andra halvan av reformen

Mandatet för e-fakturering täcker bara inhemska B2B-transaktioner mellan två företag etablerade i Frankrike. Men reformen innehåller en andra komponent som många frilansare förbiser: e-rapportering.

E-rapportering innebär att företag måste rapportera transaktionsdata till skattemyndigheten för fakturor som faller utanför det obligatoriska e-faktureringsområdet. Det inkluderar:

• B2C-transaktioner (fakturor till privatpersoner som inte är momsskyldiga)
• Gränsöverskridande B2B-transaktioner (fakturor till kunder i andra EU-länder eller utanför EU)
• Transaktioner med parter som inte är etablerade i Frankrike

Om du är frilansare som fakturerar internationella kunder eller bedriver B2C-försäljning gäller e-rapportering för dig. Uppgifterna måste lämnas via samma plattformsinfrastruktur (PPF eller PDP) inom en bestämd tidsram efter transaktionen. Rapporteringen omfattar väsentliga fakturauppgifter som belopp, momssatser och partidentifierare, men inte den fullständiga fakturan i sig.

E-rapporteringens tidsplan följer samma faser som den obligatoriska e-faktureringen: stora företag från september 2026, ETI och PME från september 2027 samt mikroföretag från september 2028.

Auto-Entrepreneurs och franchise en base de TVA

Om du verkar som auto-entrepreneur under systemet med franchise en base de TVA (momsbefrielse för småföretag vars omsättning understiger tröskelvärdet) kanske du undrar om den obligatoriska e-faktureringen gäller dig. Svaret är ja.

Skyldigheten att e-fakturera gäller alla momsskyldiga företag, inklusive de som omfattas av franchise en base. Momsbefrielsen befriar dig inte från e-faktureringsskyldigheten. Du måste fortfarande utfärda regelenliga e-fakturor för dina B2B-transaktioner från och med din tillämpliga deadline (september 2028 för mikroföretag).

Dina fakturor kommer att se lite annorlunda ut eftersom de inte innehåller momsrader. De måste dock bära den obligatoriska noteringen « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Din e-faktureringsprogramvara måste hantera detta korrekt i de strukturerade uppgifterna genom att ange rätt undantagskod i XML-filen så att fakturan klarar plattformens validering.

Det här är en praktisk detalj som överraskar frilansare som antar att deras momsbefrielse placerar dem utanför reformens räckvidd. Så är det inte. Skyldigheten handlar om fakturaformatet och sändningsmetoden, inte om momsbehandlingen på själva fakturan.

Vad som måste finnas med på en fransk e-faktura

Franska fakturor har alltid haft specifika obligatoriska uppgifter, och mandatet för e-fakturering ändrar inte vilken information som krävs. Det ändrar hur informationen måste struktureras. Här är de väsentliga elementen som varje e-faktura måste innehålla:

• Säljaridentifiering: ditt företagsnamn, adress och SIREN/SIRET-nummer
• Köparidentifiering: din kunds företagsnamn, adress och SIREN/SIRET-nummer (för inhemsk B2B)
• Fakturanummer: sekventiellt, unikt och utan luckor i numreringen
• Fakturadatum och förfallodatum
• Beskrivning av varor eller tjänster: tillräckligt tydlig för att identifiera vad som levererats
• Enhetspris, kvantitet och totalbelopp per rad
• Tillämplig momssats och momsbelopp (eller undantagsnotering för franchise en base)
• Totalbelopp exklusive moms (HT), total moms och totalbelopp inklusive moms (TTC)
• Betalningsvillkor
• Noteringen « Facture » på dokumentet

För det strukturerade e-fakturaformatet måste dessa uppgifter mappas till korrekta fält i Factur-X-, UBL- eller CII-XML. Din faktureringsprogramvara sköter denna mappning, så du behöver inte förstå XML-schemat själv. Men du måste se till att alla obligatoriska fält faktiskt är ifyllda, eftersom plattformen avvisar fakturor med saknade obligatoriska uppgifter.

Ett fält som överraskar frilansare är din kunds SIREN/SIRET-nummer. För inhemska B2B-fakturor behöver du din kunds SIRET, det unika etablissemangsidentifieringsnumret. Att samla in detta vid onboarding av nya kunder förhindrar att fakturor avvisas senare.

Factur-X-profiler: Vilken profil ska du välja?

Factur-X erbjuder flera profiler som avgör hur mycket data som ingår i den inbäddade XML-filen. Att förstå vilken profil du ska använda undviker både underrapportering (som orsakar valideringsfel) och överkomplicering av din konfiguration.

• MINIMUM: innehåller bara de mest grundläggande rubrikuppgifterna. Den här profilen utformades för att matcha de minimala data som krävs av plattformen Chorus Pro.

• BASIC WL: inkluderar rubrik- och sidfotsdata som köpare vanligtvis beöver för bearbetning. Inga raddetaljer.

• BASIC: lägger till väsentliga fakturaraddata till BASIC WL-profilen.

• EN 16931: den fullständiga europeiska standardprofilen med alla dataelement som definieras i det semantiska EN 16931-modellen. Det här är den rekommenderade profilen för regelefterlevnad eftersom den uppfyller kraven i alla EU-medlemsstater.

• EXTENDED: EN 16931-profilen plus ytterligare datafält. Frankrike har definierat en specifik underprofil som kallas EXTENDED-CTC-FR och som inkluderar de Frankrike-specifika fält som krävs av reformen.

För frilansare är EN 16931-profilen det optimala valet. Den innehåller allt som behövs för fullständig regelefterlevnad utan komplexiteten hos EXTENDED-profilen. Om din faktureringsprogramvara genererar Factur-X på EN 16931-nivå accepteras dina fakturor av varje PDP och av PPF, och de är även giltiga i Tyskland (där samma format kallas ZUGFeRD), vilket gör gränsöverskridande fakturering sömlös. För en djupgående översikt av formatet, se vår guide till Factur-X och ZUGFeRD.

Bevarande av dina e-fakturor

Fransk skatterätt kräver att företag bevarar fakturor i minst sex år från utfärdandedatumet (Artikel L102 B i Livre des procédures fiscales). För kommersiella handlingar gäller en bevarandetid på tio år enligt artikel L123-22 i Code de commerce. I praktiken täcker bevarande av fakturor i tio år båda skyldigheterna.

E-fakturor måste bevaras i sitt ursprungliga elektroniska format. Om du har fått en Factur-X-faktura måste du spara Factur-X-filen, inte en utskriven kopia eller en skärmdump. Den bevarade fakturan måste förbli oförändrad, tillgänglig och läsbar under hela bevarandeperioden. Det liknar GoBD-kraven i Tyskland, även om de specifika rättsliga referenserna skiljer sig åt.

De flesta faktureringsprogram och PDP-plattformar inkluderar arkivering som en del av sin tjänst. Om du hanterar lagringen själv, se till att du har en pålitlig strategi för säkerhetskopiering. Att tappa bort fakturor är inte bara ett besvär: det skapar en verklig risk för regelefterlevnad vid en skatterevision.

Gränsöverskridande fakturering från Frankrike

Om du fakturerar kunder i andra EU-länder eller utanför Frankrike gäller det inhemska e-faktureringsmandatet inte direkt för de fakturorna. Du behöver inte skicka en gränsöverskridande faktura via en PDP eller PPF. Däremot gäller e-rapporteringsskyldigheten: du måste rapportera transaktionsdata till DGFiP via din plattform.

För gränsöverskridande fakturering inom EU gäller vanligtvis mekanismen för omvänd skattskyldighet. Din faktura måste innehålla köparens EU-momsnummer, ditt franska momsnummer och noteringen att omvänd skattskyldighet tillämpas. E-rapporteringsinlämningen säkerställer att skattemyndigheten har insyn i dessa transaktioner även om fakturan i sig inte passerar genom den franska infrastrukturen. För information om hur omvänd skattskyldighet fungerar i praktiken, se vår guide om omvänd skattskyldighet i EU.

Om du även arbetar med tyska kunder är det bra att veta att Factur-X och ZUGFeRD är tekniskt identiska format sedan version 2.1. En enda faktureringskonfiguration som genererar Factur-X på EN 16931-profilnivå producerar regelenliga fakturor för både Frankrike och Tyskland. Den enda praktiska skillnaden är namnet på den inbäddade XML-filen i PDF-behållaren.

Sanktioner vid bristande efterlevnad

Den franska skattelagen anger sanktioner för företag som inte uppfyller skyldigheterna för e-fakturering och e-rapportering:

• För e-fakturaöverträdelser: böter på 15 euro per faktura för underlåtenhet att utfärda en e-faktura i det föreskrivna formatet, med ett tak på 15 000 euro per kalenderår per företag.

• För e-rapporteringsöverträdelser: böter på 250 euro per rapport som saknas eller lämnas för sent, med ett tak på 15 000 euro per kalenderår per företag.

Dessa sanktioner kan verka blygsamma för en enskild faktura, men de ackumuleras snabbt för frilansare som utfärdar många fakturor. Utöver de ekonomiska sanktionerna skapar bristande efterlevnad också problem i kundrelationer. Om din faktura avvisas av din kunds PDP för att den inte är i ett giltigt format, drabbas du av betalningsförseningar och administrativa omgångar som kostar tid du hellre hade lagt på ditt arbete.

Vanliga frågor

Gäller obligatorisk e-fakturering för auto-entrepreneurs?

Ja. Skyldigheten gäller alla företag etablerade i Frankrike som genomför inhemska B2B-transaktioner, inklusive auto-entrepreneurs och mikroföretag. Franchise en base de TVA befriar dig inte från e-faktureringsskyldigheten. Din deadline för att skicka e-fakturor är den 1 september 2028, men du måste kunna ta emot dem redan från den 1 september 2026.

Kan jag fortfarande skicka PDF-fakturor via e-post till mina kunder?

Inte för inhemska B2B-transaktioner när din sändningsdeadline har passerats. En standard-PDF utan inbäddade strukturerade data räknas inte som en e-faktura. Även en Factur-X PDF som skickas direkt via e-post är inte regelenlig eftersom fakturor måste gå via en auktoriserad plattform (PPF eller PDP). Du behöver faktureringsprogramvara som är ansluten till plattformsinfrastrukturen.

Måste jag registrera mig hos en PDP?

Du är inte skyldig att använda en PDP. Den offentliga PPF-portalen är gratis och kan användas av alla företag. Om din faktureringsprogramvara har PDP-certifiering (eller är ansluten till en PDP) sker inlämningen automatiskt när du genererar en faktura. För de flesta frilansare är det enklaste tillvägagångssättet att använda programvara som hanterar PPF/PDP-dirigering i bakgrunden.

Hur är det med fakturor till privatpersoner (B2C)?

B2C-fakturor omfattas inte av mandatet för e-fakturering. Du behöver inte utfärda strukturerade e-fakturor för försäljning till privatpersoner. Däremot kan e-rapporteringsskyldigheten gälla: du måste rapportera transaktionsdata till skattemyndigheten via din plattform, beroende på transaktionens karaktär.

Vad händer om min kund är baserad i ett annat EU-land?

Gränsöverskridande B2B-fakturor omfattas inte av det franska e-faktureringsmandatet (de passerar inte genom PPF/PDP-infrastrukturen). Du måste dock lämna e-rapporteringsdata för dessa transaktioner. Mekanismen för omvänd skattskyldighet tillämpas vanligtvis vid gränsöverskridande B2B-tjänster inom EU, och din faktura måste avspegla detta korrekt.

Konfigurera regelenlig e-fakturering

Att ha allt på plats i god tid är viktigare än att skynda i sista minuten. Här är en praktisk checklista för frilansare:

1. Kontrollera din faktureringsprogramvara. Genererar den Factur-X-fakturor på EN 16931-profilnivå? Är den ansluten till PPF eller fungerar den via en certifierad PDP? Om inte, är det dags att utvärdera alternativ.

2. Samla in dina kunders SIRET-nummer. Inhemska B2B e-fakturor kräver din kunds SIRET för dirigering och validering. Börja be om detta vid tecknandet av nya avtal.

3. Kontrollera dina egna uppgifter. Se till att ditt SIREN/SIRET, momsnummer (eller franchise en base-notering), företagsadress och juridiska uppgifter är aktuella i ditt faktureringsverktyg.

4. Förstå dina skyldigheter. Du måste kunna ta emot e-fakturor från september 2026 och skicka dem från september 2028 (som mikroföretag). Om du även bedriver gränsöverskridande eller B2C-verksamhet gäller e-rapporteringsskyldigheterna enligt samma tidsplan.

5. Vänta inte till september 2028. Dina större kunder kommer att börja skicka e-fakturor till dig redan i september 2026. Att bekanta dig med formatet och plattformarna i förväg ger dig tid att lösa problem utan press.

Snaply genererar Factur-X-fakturor på EN 16931-profilnivå på varje faktura, utan extra konfiguration. Samma faktura fungerar för både fransk och tysk regelefterlevnad eftersom Factur-X och ZUGFeRD är tekniskt identiska. Fakturadokument finns tillgängliga på åtta språk, inklusive franska, tyska, holländska, polska och engelska, och SEPA QR-koder inkluderas på varje faktura för att påskynda banköverföringar. Om du arbetar med kunder i flera EU-länder täcker ett enda Snaply-konto dina behov av regelefterlevnad på varje marknad där Factur-X eller ZUGFeRD accepteras. Prova det gratis på snaplyinvoicing.com.