E-Facturatie voor Freelancers in Frankrijk: Gids voor Factur-X & PDP (2026)

E-Facturatie in Frankrijk: Wat freelancers moeten weten

Frankrijk werkt aan een van de grootste hervormingen op het gebied van e-facturatie in Europa. Als u als freelancer of zelfstandig consultant in het land werkt, zullen deze veranderingen invloed hebben op de manier waarop u elke B2B-factuur opstelt, verstuurt en bewaart. De hervorming van de e-facturatie is geen ver verwijderd regelgevend concept meer. Grote bedrijven hebben al een nalevingsdeadline in september 2026, en kleinere ondernemingen, waaronder auto-entrepreneurs en micro-entreprises, volgen op korte afstand.

Deze gids legt uit wat het Franse e-facturatiemandaat werkelijk vereist, welke formaten en platformen erbij betrokken zijn, hoe het tijdschema er specifiek voor freelancers uitziet en hoe u uw facturatie conform maakt zonder onnodige complicaties. Als u nog steeds PDF-facturen per e-mail verstuurt en u afvraagt of dat nog volstaat: het korte antwoord is nee, niet meer voor lang.

Wat geldt als e-factuur in Frankrijk

Het onderscheid is belangrijker dan de meeste freelancers beseffen. Naar Frans recht is een e-factuur (facture électronique) niet zomaar een digitaal bestand. Een PDF die u in Word maakt, exporteert en per e-mail naar uw klant stuurt, is een digitale factuur, maar geen e-factuur in wettelijke zin. Hetzelfde geldt voor gescande papieren facturen of PDF's die gegenereerd zijn door boekhoudsoftware zonder gestructureerde gegevens.

Een conforme e-factuur in Frankrijk moet gestructureerde gegevens bevatten in een machineleesbaar formaat dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsystemen. De Franse belastingdienst (DGFiP) accepteert drie formaten:

Factur-X (ook bekend als ZUGFeRD in Duitsland) is een hybride formaat dat een leesbare PDF combineert met ingesloten XML-gegevens. U kunt het openen als een gewone factuur, maar software kan ook de gestructureerde gegevens uit de XML-laag halen zonder handmatige invoer. Dit is de meest populaire keuze onder kleine bedrijven en freelancers, want het ziet eruit als een gewone factuur terwijl het aan alle technische eisen voldoet.
UBL (Universal Business Language) is een puur XML-formaat dat veel wordt gebruikt in het Peppol-netwerk en in meerdere EU-landen. Er is geen visuele PDF-laag. De factuur bestaat volledig uit gestructureerde gegevens bedoeld voor machineverwerking.
CII (Cross-Industry Invoice) is een ander puur XML-formaat gebaseerd op de UN/CEFACT-standaard. Net als UBL bevat het uitsluitend gestructureerde gegevens. De XML-laag van Factur-X is feitelijk gebaseerd op CII, waardoor beide formaten nauw verwant zijn.

Alle drie de formaten moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931, die het semantische datamodel voor e-facturen in de EU definieert. Als uw factureringssoftware Factur-X genereert op het EN 16931-profielniveau, bent u gedekt.

Voor de meeste freelancers is Factur-X de praktische keuze. Het biedt uw klanten een vertrouwde PDF die ze kunnen openen en lezen, terwijl de ingebedde XML aan de technische eisen van het mandaat voldoet. Pure XML-formaten zoals UBL en CII zijn geschikt voor grote organisaties met geautomatiseerde inkoopsystemen, maar produceren bestanden die niet leesbaar zijn zonder speciale software.

Het tijdschema voor e-facturatie in Frankrijk

Frankrijk had oorspronkelijk gepland verplichte B2B e-facturatie in te voeren in juli 2024, maar stelde de uitrol uit nadat bleek dat de infrastructuur en het certificeringsproces voor platformen meer tijd nodig hadden. Het herziene tijdschema introduceerde een gefaseerde aanpak op basis van bedrijfsgrootte, volgens het Franse classificatiesysteem.

1 september 2026

Dit is de eerste grote deadline. Vanaf deze datum moeten alle bedrijven in Frankrijk e-facturen kunnen ontvangen, ongeacht hun grootte. Tegelijkertijd moeten grote bedrijven (gedefinieerd als bedrijven met meer dan 5.000 werknemers of een jaaromzet van meer dan 1,5 miljard euro) beginnen met het verzenden van e-facturen en het doorgeven van e-reportinggegevens aan de belastingdienst.

Voor freelancers is de directe impact de ontvangstverplichting. Zelfs als u een eenmanszaak of auto-entrepreneur bent, moet u vanaf september 2026 e-facturen kunnen ontvangen. In de praktijk betekent dit dat u toegang nodig hebt tot een platform of software die Factur-X-, UBL- of CII-facturen kan ontvangen en weergeven.

1 september 2027

Middelgrote bedrijven (ETI) en kleine en middelgrote ondernemingen (PME/MKB) moeten beginnen met het verzenden van e-facturen en het doorgeven van e-reportinggegevens. ETI's zijn bedrijven met 250 tot 4.999 werknemers of een jaaromzet tussen 50 miljoen en 1,5 miljard euro. PME's omvatten bedrijven met 10 tot 249 werknemers of een jaaromzet tussen 2 miljoen en 50 miljoen euro.

De meeste freelancers vallen niet in deze categorieën, maar deze fase is belangrijk omdat veel van uw klanten dan gestructureerde e-facturen terug gaan eisen. Als uw grotere klanten tot nu toe flexibel waren in het accepteren van PDF-facturen, zal die flexibiliteit waarschijnlijk eindigen.

1 september 2028

Micro-entreprises moeten beginnen met het verzenden van e-facturen en het doorgeven van e-reportinggegevens. Een micro-entreprise in Frankrijk is gedefinieerd als een bedrijf met minder dan 10 werknemers en een jaaromzet van minder dan 2 miljoen euro. Deze categorie omvat de grote meerderheid van freelancers, zelfstandige consultants en auto-entrepreneurs.

Dit is uw harde deadline als u als freelancer opereert als micro-entreprise. Na september 2028 moet elke B2B-factuur die u uitreikt een gestructureerde e-factuur zijn, verzonden via een geautoriseerd platform.

Opmerking over de betrouwbaarheid van het tijdschema

Frankrijk heeft dit tijdschema meerdere keren herzien sinds de oorspronkelijke startdatum van 2024. De bovenstaande data weerspiegelen het meest recente officiële schema, maar verdere aanpassingen blijven mogelijk. De DGFiP-website is de referentiebron voor actuele data. Ongeacht eventuele verschuivingen is de richting duidelijk en onomkeerbaar: Frankrijk zal e-facturatie vereisen voor alle binnenlandse B2B-transacties. Voor een compleet overzicht van e-facturatiedeadlines in de EU, bekijk ons overzicht van e-facturatiedeadlines per EU-land.

De platforminfrastructuur: PPF, PDP en facturatiestromen

In tegenstelling tot Duitsland, waar bedrijven e-facturen rechtstreeks kunnen uitwisselen (bijvoorbeeld door een ZUGFeRD-bestand per e-mail te sturen), bouwt Frankrijk een gecentraliseerde infrastructuur die alle B2B e-facturen via geautoriseerde platformen routeert. Begrijpen hoe deze architectuur werkt, is essentieel omdat het bepaalt hoe uw facturen daadwerkelijk van u naar uw klant en naar de belastingdienst stromen.

Het PPF (Portail Public de Facturation)

Het PPF is het publieke facturatieportaal dat door de overheid wordt beheerd. Beschouw het als de opvolger van Chorus Pro, dat sinds 2020 B2G-facturen (facturen aan overheidsinstellingen) afhandelt. Het PPF dient als standaardoptie voor bedrijven die geen privaat platform willen gebruiken. Het verzorgt routering, validatie en gegevensoverdracht aan de belastingdienst.

Elk bedrijf kan het PPF gratis gebruiken. Voor freelancers die de kosten willen minimaliseren, is dit een optie om te kennen. De afweging is dat het PPF basisfunctionaliteit biedt. Het accepteert en routeert uw facturen, maar vervangt geen complete factureringssoftware met functies als klantbeheer, terugkerende facturen, onkostenbeheer of financiële rapportages.

PDP's (Plateformes de Dématérialisation Partenaires)

PDP's zijn privéplatformen die gecertificeerd zijn door de Franse belastingdienst voor het afhandelen van e-factuuruitwisseling. Ze vervullen dezelfde kernfunctie als het PPF (factuurroutering en gegevensoverdracht aan de belastingdienst) maar bieden doorgaans aanvullende diensten. De meeste moderne aanbieders van facturerings- en boekhoudsoftware die in Frankrijk opereren, hebben PDP-certificering behaald of streven ernaar.

Wanneer u een factuur via een PDP verstuurt, valideert het platform deze, routeert het naar uw klant (hetzij via het PPF, hetzij rechtstreeks naar diens PDP) en draagt de vereiste rapportagegegevens over aan de DGFiP. De PDP fungeert als vertrouwde tussenpersoon tussen u, uw klant en de belastingdienst.

Voor freelancers is de praktische vraag of uw factureringssoftware is verbonden met het PPF of werkt als (of via) een gecertificeerde PDP. Als dat zo is, wordt uw e-facturatienaleving automatisch afgehandeld. Zo niet, dan moet u overstappen naar een andere tool of uw facturen handmatig via het PPF-portaal indienen.

Hoe de stroom in de praktijk werkt

Dit is wat er gebeurt wanneer u een B2B-factuur verstuurt in het nieuwe systeem:

U maakt een factuur aan in uw factureringssoftware (die een PDP is of verbonden is met een PDP)
Het platform genereert de factuur in een conform formaat (Factur-X, UBL of CII) en valideert deze
De factuur wordt doorgestuurd naar uw klant via het platformnetwerk (PDP-naar-PDP, PDP-naar-PPF of PPF-naar-PDP)
Het platform rapporteert automatisch de transactiegegevens aan de DGFiP
Uw klant ontvangt de factuur op zijn platform en kan deze verwerken

Het belangrijkste verschil met de huidige PDF-per-e-mail-stroom is dat er altijd een platform tussenbeide staat. U kunt niet zomaar een Factur-X-bestand rechtstreeks per e-mail naar uw klant sturen en het als conform beschouwen. De factuur moet via de geautoriseerde infrastructuur worden verzonden.

E-Reporting: De andere helft van de hervorming

Het e-facturatiemandaat dekt alleen binnenlandse B2B-transacties tussen twee in Frankrijk gevestigde bedrijven. Maar de hervorming omvat een tweede component die veel freelancers over het hoofd zien: e-reporting.

E-reporting verplicht bedrijven om transactiegegevens aan de belastingdienst te rapporteren voor facturen die buiten het verplichte e-facturatiebereik vallen. Dit omvat:

B2C-transacties (facturen aan particulieren die niet btw-plichtig zijn)
Grensoverschrijdende B2B-transacties (facturen aan klanten in andere EU-landen of buiten de EU)
Transacties met partijen die niet in Frankrijk gevestigd zijn

Als u een freelancer bent die internationale klanten factureert of B2C-verkopen doet, is e-reporting op u van toepassing. De gegevens moeten via dezelfde platforminfrastructuur (PPF of PDP) worden ingediend binnen een vastgesteld tijdsbestek na de transactie. De rapportage omvat essentiële factuurgegevens zoals bedragen, btw-tarieven en partij-identificatoren, maar niet de volledige factuur zelf.

Het e-reportingtijdschema volgt dezelfde fases als de verplichte e-facturatie: grote bedrijven vanaf september 2026, ETI en PME vanaf september 2027, en micro-entreprises vanaf september 2028.

Auto-Entrepreneurs en de franchise en base de TVA

Als u als auto-entrepreneur opereert onder het regime van de franchise en base de TVA (btw-vrijstelling voor kleine bedrijven waarvan de omzet onder de drempel blijft), vraagt u zich misschien af of de verplichte e-facturatie op u van toepassing is. Het antwoord is ja.

De e-facturatieplicht geldt voor alle btw-plichtige bedrijven, inclusief degenen die profiteren van de franchise en base. De btw-vrijstelling ontslaat u niet van de e-facturatieplicht. U moet nog steeds conforme e-facturen uitreiken voor uw B2B-transacties vanaf uw toepasselijke deadline (september 2028 voor micro-entreprises).

Uw facturen zullen er iets anders uitzien omdat ze geen btw-regels bevatten. Ze moeten echter wel de verplichte vermelding dragen: « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Uw e-factureringssoftware moet dit correct afhandelen in de gestructureerde gegevens, door de juiste vrijstellingsredencode in de XML in te stellen zodat de factuur de platformvalidatie doorstaat.

Dit is een praktisch detail dat freelancers verrast die ervan uitgaan dat hun btw-vrijstellingsstatus hen buiten het bereik van de hervorming plaatst. Dat is niet zo. De verplichting gaat over het factuurformaat en de verzendmethode, niet over de btw-behandeling op de factuur zelf.

Wat er op een Franse e-factuur moet staan

Franse facturen bevatten van oudsher specifieke verplichte vermeldingen, en het e-facturatiemandaat verandert niet welke informatie vereist is. Het verandert hoe die informatie gestructureerd moet worden. Dit zijn de essentiële elementen die elke e-factuur moet bevatten:

Identificatie van de verkoper: uw bedrijfsnaam, adres en SIREN/SIRET-nummer
Identificatie van de koper: bedrijfsnaam, adres en SIREN/SIRET-nummer van uw klant (voor binnenlandse B2B)
Factuurnummer: sequentieel, uniek en zonder hiaten in de nummering
Factuurdatum en vervaldatum
Beschrijving van goederen of diensten: duidelijk genoeg om te identificeren wat is geleverd
Eenheidsprijs, hoeveelheid en totaalbedrag per regel
Toepasselijk btw-tarief en btw-bedrag (of de vrijstellingsvermelding voor franchise en base)
Totaalbedrag exclusief btw (HT), totale btw en totaalbedrag inclusief btw (TTC)
Betalingsvoorwaarden
De vermelding « Facture » op het document

Voor het gestructureerde e-factuurformaat moeten deze gegevens worden gekoppeld aan de juiste velden in het Factur-X-, UBL- of CII-XML. Uw factureringssoftware regelt deze koppeling, dus u hoeft het XML-schema niet zelf te begrijpen. Maar u moet wel controleren of alle verplichte velden daadwerkelijk zijn ingevuld, want het platform zal facturen met ontbrekende verplichte gegevens weigeren.

Een veld dat freelancers verrast, is het SIREN/SIRET-nummer van uw klant. Voor binnenlandse B2B-facturen heeft u het SIRET van uw klant nodig, het unieke vestigingsnummer. Het verzamelen van dit gegeven bij het onboarden van nieuwe klanten voorkomt dat facturen later worden afgewezen.

Factur-X-profielen: Welk profiel kiest u?

Factur-X biedt meerdere profielen die bepalen hoeveel gegevens er in de ingebedde XML worden opgenomen. Begrijpen welk profiel u moet gebruiken, voorkomt zowel onder-rapportage (die validatiefouten veroorzaakt) als over-engineering van uw configuratie.

MINIMUM: bevat alleen de meest basale headergegevens. Dit profiel is ontworpen om overeen te komen met de minimale gegevens die vereist zijn door het Chorus Pro-platform.
BASIC WL: bevat header- en voettekstgegevens die kopers doorgaans nodig hebben voor verwerking. Geen regeldetails.
BASIC: voegt essentiële factuurregelgegevens toe aan het BASIC WL-profiel.
EN 16931: het volledige Europese standaardprofiel met alle gegevenselementen die zijn gedefinieerd in het semantische EN 16931-model. Dit is het aanbevolen profiel voor naleving omdat het voldoet aan de vereisten van alle EU-lidstaten.
EXTENDED: het EN 16931-profiel plus extra gegevensvelden. Frankrijk heeft een specifiek subprofiel gedefinieerd genaamd EXTENDED-CTC-FR dat de Frankrijk-specifieke velden bevat die door de hervorming worden vereist.

Voor freelancers is het EN 16931-profiel de optimale keuze. Het bevat alles wat nodig is voor volledige naleving zonder de complexiteit van het EXTENDED-profiel. Als uw factureringssoftware Factur-X genereert op EN 16931-niveau, worden uw facturen geaccepteerd door elke PDP en door het PPF, en zijn ze ook geldig in Duitsland (waar hetzelfde formaat ZUGFeRD heet), waardoor grensoverschrijdende facturatie naadloos verloopt. Voor een diepgaand overzicht van het formaat, bekijk onze Factur-X en ZUGFeRD gids.

Bewaring van uw e-facturen

Het Franse belastingrecht verplicht bedrijven facturen minimaal zes jaar te bewaren vanaf de uitgifte datum (Artikel L102 B van het Livre des procédures fiscales). Voor commerciële documenten geldt een bewaartermijn van tien jaar op grond van artikel L123-22 van de Code de commerce. In de praktijk dekt het bewaren van facturen gedurende tien jaar beide verplichtingen.

E-facturen moeten worden bewaard in hun oorspronkelijke elektronische formaat. Als u een Factur-X-factuur hebt ontvangen, moet u het Factur-X-bestand bewaren, niet een afgedrukte kopie of een screenshot. De bewaarde factuur moet ongewijzigd, toegankelijk en leesbaar blijven gedurende de volledige bewaartermijn. Dit is vergelijkbaar met de GoBD-vereisten in Duitsland, hoewel de specifieke juridische referenties verschillen.

De meeste factureringssoftware en PDP-platformen bieden archivering als onderdeel van hun dienst. Als u de opslag zelf beheert, zorg dan voor een betrouwbare back-upstrategie. Facturen kwijtaken is niet alleen onhandig: het creëert een echt nalevingsrisico bij een belastingcontrole.

Grensoverschrijdende facturatie vanuit Frankrijk

Als u klanten in andere EU-landen of buiten Frankrijk factureert, is het binnenlandse e-facturatiemandaat niet direct van toepassing op die facturen. U hoeft een grensoverschrijdende factuur niet via een PDP of het PPF te laten lopen. De e-reportingverplichting geldt echter wel: u moet de transactiegegevens rapporteren aan de DGFiP via uw platform.

Voor grensoverschrijdende facturatie binnen de EU is doorgaans het btw-verleggingsmechanisme van toepassing. Uw factuur moet het intracommunautaire btw-nummer van de koper, uw Franse btw-nummer en de vermelding dat de verlegging van toepassing is, bevatten. De e-reportingindiening zorgt ervoor dat de belastingdienst zicht heeft op deze transacties, ook al gaat de factuur zelf niet via de Franse infrastructuur. Voor meer informatie over hoe het btw-verleggingsmechanisme in de praktijk werkt, bekijk onze gids over btw-verlegging in de EU.

Als u ook met Duitse klanten werkt, is het goed om te weten dat Factur-X en ZUGFeRD technisch identieke formaten zijn sinds versie 2.1. Eén factureringsconfiguratie die Factur-X op EN 16931-profielniveau genereert, levert conforme facturen op voor zowel Frankrijk als Duitsland. Het enige praktische verschil is de naam van het ingebedde XML-bestand in de PDF-container.

Sancties bij niet-naleving

Het Franse belastingwetboek definieert sancties voor bedrijven die de verplichtingen op het gebied van e-facturatie en e-reporting niet naleven:

Voor e-factuurinbreuken: een boete van 15 euro per factuur voor het niet uitreiken van een e-factuur in het vereiste formaat, met een maximum van 15.000 euro per kalenderjaar per bedrijf.
Voor e-reportinginbreuken: een boete van 250 euro per rapportage die ontbreekt of te laat is ingediend, met een maximum van 15.000 euro per kalenderjaar per bedrijf.

Deze sancties lijken misschien bescheiden voor een enkele factuur, maar ze lopen snel op voor freelancers die veel facturen uitreiken. Naast de financiële sancties veroorzaakt niet-naleving ook problemen in klantrelaties. Als uw factuur wordt afgewezen door de PDP van uw klant omdat deze niet in een geldig formaat is, krijgt u te maken met betalingsvertragingen en administratieve rompslomp die u tijd kost die u beter aan uw werk had kunnen besteden.

Veelgestelde vragen

Geldt de verplichte e-facturatie voor auto-entrepreneurs?

Ja. De verplichting geldt voor alle in Frankrijk gevestigde bedrijven die binnenlandse B2B-transacties uitvoeren, inclusief auto-entrepreneurs en micro-entreprises. De franchise en base de TVA stelt u niet vrij van de e-facturatieplicht. Uw deadline om e-facturen te verzenden is 1 september 2028, maar u moet ze al kunnen ontvangen vanaf 1 september 2026.

Kan ik nog steeds PDF-facturen per e-mail naar mijn klanten sturen?

Niet voor binnenlandse B2B-transacties zodra uw verzenddeadline is bereikt. Een standaard-PDF zonder ingebedde gestructureerde gegevens kwalificeert niet als e-factuur. Zelfs een Factur-X PDF die rechtstreeks per e-mail wordt verzonden, is niet conform omdat facturen via een geautoriseerd platform (PPF of PDP) moeten worden verstuurd. U hebt factureringssoftware nodig die is aangesloten op de platforminfrastructuur.

Moet ik me registreren bij een PDP?

U bent niet verplicht een PDP te gebruiken. Het publieke PPF-portaal is gratis toegankelijk en kan door elk bedrijf worden gebruikt. Als uw factureringssoftware PDP-gecertificeerd is (of verbonden met een PDP), verloopt de indiening automatisch wanneer u een factuur genereert. Voor de meeste freelancers is het gebruik van software die PPF/PDP-routering op de achtergrond afhandelt de eenvoudigste aanpak.

Hoe zit het met facturen aan particulieren (B2C)?

B2C-facturen vallen niet onder het e-facturatiemandaat. U hoeft geen gestructureerde e-facturen uit te reiken voor verkopen aan particulieren. De e-reportingverplichting kan echter wel van toepassing zijn: u moet de transactiegegevens rapporteren aan de belastingdienst via uw platform, afhankelijk van de aard van de transactie.

Wat als mijn klant in een ander EU-land is gevestigd?

Grensoverschrijdende B2B-facturen vallen niet onder het Franse e-facturatiemandaat (ze lopen niet via de PPF/PDP-infrastructuur). U moet wel e-reportinggegevens voor deze transacties indienen. Het btw-verleggingsmechanisme is doorgaans van toepassing bij intracommunautaire B2B-dienstverlening, en uw factuur moet dit correct weergeven.

Conforme e-facturatie opzetten

Op tijd alles op orde hebben is belangrijker dan op het laatste moment alles moeten regelen. Hier is een praktische checklist voor freelancers:

Controleer uw factureringssoftware. Genereert het Factur-X-facturen op EN 16931-profielniveau? Is het verbonden met het PPF of werkt het via een gecertificeerde PDP? Zo niet, dan is dit het moment om alternatieven te evalueren.
Verzamel de SIRET-nummers van uw klanten. Voor binnenlandse B2B e-facturen is het SIRET van uw klant nodig voor routering en validatie. Begin dit bij het aannemen van nieuwe klanten standaard op te vragen.
Controleer uw eigen gegevens. Verifieer dat uw SIREN/SIRET, btw-nummer (of franchise en base-vermelding), zakelijk adres en juridische informatie actueel zijn in uw factureringstool.
Begrijp uw verplichtingen. U moet e-facturen kunnen ontvangen vanaf september 2026 en verzenden vanaf september 2028 (als micro-entreprise). Als u ook grensoverschrijdende of B2C-transacties uitvoert, gelden de e-reportingverplichtingen volgens hetzelfde tijdschema.
Wacht niet tot september 2028. Uw grotere klanten zullen u al vanaf september 2026 e-facturen sturen. Vooraf vertrouwd raken met het formaat en de platformen geeft u de tijd om problemen op te lossen zonder druk.

Snaply genereert Factur-X-facturen op EN 16931-profielniveau bij elke factuur, zonder extra configuratie. Dezelfde factuur werkt voor zowel de Franse als de Duitse compliance, aangezien Factur-X en ZUGFeRD technisch identiek zijn. Factuurbestanden zijn beschikbaar in acht talen, waaronder Frans, Duits, Nederlands, Pools en Engels, en SEPA QR-codes worden op elke factuur opgenomen om bankoverschrijvingen te versnellen. Als u met klanten in meerdere EU-landen werkt, dekt één Snaply-account uw nalevingsbehoeften in elke markt waar Factur-X of ZUGFeRD wordt geaccepteerd. Probeer het gratis op snaplyinvoicing.com.